Dit is de privacyverklaring van BV FAIRWAY – PARTNERS IN LAW AND MEDIATION (hierna FAIRWAY), gevestigd te 1800 Vilvoorde, Grote Markt 14 en ingeschreven in de Kruipuntbank van Ondernemingen onder het nummer BE 0473.608.537.

Deze privacyverklaring geeft onder meer informatie over welke persoonsgegevens FAIRWAY verwerkt, waarom FAIRWAY ze verwerkt, hoe FAIRWAY deze verkrijgt, hoe lang FAIRWAY deze bijhoudt en met wie FAIRWAY ze deelt.

Deze privacyverklaring dient samen te worden gelezen met het cookiebeleid, dat hier kan worden geraadpleegd.

Vragen omtrent deze privacyverklaring kan worden gericht tot het e-mailadres: privacy@fairway.law.

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

FAIRWAY (en eventuele verbonden vennootschappen en/of rechtsopvolgers), waarvan de individuele advocaten deel uitmaken, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens (de "verwerkingsverantwoordelijke").

FAIRWAY is een besloten vennootschap naar Belgisch recht.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt FAIRWAY?

Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

FAIRWAY verwerkt deze persoonsgegevens in het kader van haar werkzaamheden en dienstverlening (waaronder de activiteiten van advocaten en bemiddelaars). FAIRWAY verkrijgt deze gegevens onder andere doordat u ze rechtstreeks aan FAIRWAY bezorgt, doordat derden ze aan FAIRWAY overmaken, of doordat ze afkomstig zijn uit openbare bronnen.

FAIRWAY verwerkt onder meer volgende persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatie- en contactgegevens, waaronder naam, voornaam, titel, telefoonnummer, adresgegevens, e-mailadres, geboortedatum, geboorteplaats, rijksregisternummer, foto's, gegevens inzake samenstelling van het gezin, relationele informatie, taal, …
• Elektronisch identificatie- en gebruiksgegevens, waaronder de gegevens die worden verzameld wanneer verbinding wordt gemaakt met het WIFI-netwerk (IP adres, toestelgegevens, …) of wanneer u communicatie voert met ons kantoor (communicatiegeschiedenis, informatie die wordt meegeleverd in de e-mailheader, IP adres, …)
• Identificatiegegevens in het kader van de antiwitwaswetgeving, waaronder een kopie van de identiteitskaart, …
• Financiële en verzekeringsgegevens, waaronder bankrekeningnummers, polisinformatie, financiële transacties, …
• Professionele informatie, waaronder beroepsactiviteit en titel, KBO-nummer, mandaten, …
• HR-gegevens, waaronder de gegevens verstrekt in het kader van een sollicitatie en professionele werkzaamheden en/of dienstverlening voor FAIRWAY, …
• Bezoekers- en deelname-informatie, waaronder nummerplaten, informatie betreffende aanwezigheid op events, beeld- en audiomateriaal, …
• Gegevens die worden verstrekt via de website, waaronder de gegevens die worden verstrekt via het contactformulier;
• Gegevens die worden verstrekt via de websites van derden dienstaanbieders
• Gegevens met betrekking tot de inhoud van dossiers, waaronder overeenkomsten, dadingen, vergunningen, solvabiliteitsgegevens, vergunningsinformatie, beeld- en audiomateriaal, …
• Marketinggegevens, zoals informatie die u aan ons hebt verstrekt of die wij hebben verzameld in het kader van uw registratie voor evenementen, marketingmateriaal zoals nieuwsbrieven en alerts, het bijwonen van vergaderingen en evenementen, met inbegrip van toegang tot en details van bezoeken aan onze kantoren en dieetwensen;
• Camerabeelden

FAIRWAY verwerkt ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens (zie ook artikel 9 AVG):

• Strafrechtelijk verleden, feiten of veroordelingen;
• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
• Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, gegevens over gezondheid of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Naast persoonsgegevens kan FAIRWAY ook gegevens verzamelen die geen betrekking hebben op een identificeerbare persoon. Dergelijke niet-persoonsgebonden gegevens maken het immers onmogelijk om een individu direct of indirect te identificeren, waardoor ze vrij voor allerlei doeleinden mogen worden aangewend, zoals het optimaliseren en verbeteren van de website, het verbeteren van de dienstverlening of het verfijnen van publicaties.

3. Op welke wijze verzamelt FAIRWAY uw persoonsgegevens?

FAIRWAY verzamelt deze gegevens onder meer op volgende wijze:

• Omdat u deze gegevens zelf heeft overgemaakt via onder meer e-mail, een contactformulier, inschrijving op een nieuwsbrief, …;
• Omdat deze gegevens werden ontvangen vanwege een derde;
• Omdat deze gegevens reeds publiek zijn;
• Omdat deze gegevens voortvloeien uit een bezoek aan de website;
• …

4. Met welk doel verwerkt FAIRWAY persoonsgegevens?

FAIRWAY verwerkt uw persoonsgegevens omwille van volgende doeleinden:

• uitvoering van de activiteiten en diensten van FAIRWAY (advocatendiensten, diensten van bemiddelaar of andere diensten die FAIRWAY aanbiedt);

  Zonder exhaustief te zijn omvat dit onder meer:

  • Adviesverlening;
  • Bijstand;
  • Vertegenwoordiging;
  • Onderhandelingen;
  • Gerechtelijke geschillenbeslechting;
  • Alternatieve geschillenbeslechting;
  • Administratieve procedures;
  • …
• het onderhouden van contacten met alle partijen in een dossier (tegenpartijen, tussenpersonen, (wettelijke) vertegenwoordigers, overheidsdiensten, raadslieden, …)
• algemene kantooradministratie (facturatie, accounting, audits, invorderingen, …);
• verwerken van verzoeken om inlichtingen en diensten;
• leveranciersbeheer
• voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen (bv. witwaswetgeving);
• marketingdoeleinden, waaronder het onderhouden en versterken van relaties met contacten, daarin eveneens begrepen het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen voor evenementen, …
• informeren omtrent wijzigingen van diensten en producten;
• beheren en beveiligen van de toegang tot onze kantoren (camerabeelden, …)
• behandeling van sollicitaties;
• …

5. Op welke grond verwerkt FAIRWAY persoonsgegevens?

FAIRWAY verwerkt persoonsgegevens op basis van één of meerdere rechtsgronden (artikel 6 AVG), zoals:

• de toestemming
• de uitvoering van een overeenkomst met FAIRWAY (of de voorbereiding daarvan);
• het voldoen aan een wettelijke, reglementaire of deontologische verplichting;
• ter bescherming van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon;
• de gerechtvaardigde belangen van FAIRWAY of van een derde.

  Deze gerechtvaardigde belangen omvatten onder meer:

  • de (interne) organisatie en administratie van FAIRWAY, daarin eveneens begrepen het uitvoeren van interne rapportering;
  • de dossierafhandeling, daarin eveneens begrepen de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • het onderhouden en versterken van relaties met contacten, daarin eveneens begrepen het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen, …;
  • het voorkomen en detecteren van fraude, misbruik of onwettig gebruik van onze diensten;
  • het handhaven van interne regels en beleid;
  • de beveiliging;
  • ...

6. Worden uw persoonsgegevens overgedragen en wie heeft toegang tot uw gegevens?

6.1. FAIRWAY verkoopt uw gegevens niet aan derden.

6.2. In het kader van haar activiteiten en dienstverlening is het soms noodzakelijk om persoonsgegevens over te maken aan andere actoren.

FAIRWAY kan bijgevolg persoonsgegevens meedelen aan derden die namens ons bepaalde diensten uitvoeren of waarmee wordt samengewerkt, waaronder:

• Verwerkers die namens FAIRWAY optreden, zoals partners, leveranciers, onderaannemers en externe dienstverleners. Dit omvat onder meer webhostingbedrijven, softwareleveranciers, eventorganisatoren, vertaalbureaus, vertaaldiensten, aanbieders van elektronische handtekeningsdiensten en systemen voor beveiliging.
• IT-dienstverleners die technische ondersteuning bieden bij onze systemen en applicaties (zoals algemene IT-diensten, telecomdiensten, …);
• Externe adviesverleners (al dan niet advocaten), indien dit noodzakelijk en/of belangrijk is voor het verstrekken van diensten of het behartigen van uw belangen en/of rechten of die van FAIRWAY.
• Betrokken partijen, zoals tegenpartijen, contactpersonen, gerechtsdeurwaarders, rechtbanken en hoven, administratieve instellingen, notarissen, verzekeringsmaatschappijen, gerechtsdeskundigen,
• Post- en koeriersdiensten (BPOST, DHL, UPS, …), voor de verzending en levering van documenten, dossiers, stukken of andere materialen.
• Betalingsdienstverleners, voor het ontvangen of uitvoeren van betalingen.
• Professionele dienstverleners, zoals boekhouders, accountants, verzekeringsmakelaars en verzekeraars, die FAIRWAY adviseren en ondersteunen bij administratieve, financiële en verzekeringstechnische aspecten van haar bedrijfsvoering.
• Digitale platformen voor het indienen van juridische documenten, zoals het Digitaal Platform voor Advocaten (dp-a), e-Deposit, Regsol en JustRestart;
• Wetshandhavingsinstanties en toezichthouders, waaronder politie en gerechtelijke overheden, indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
• Andere verwerkers waarmee een verwerkingsovereenkomst werd gesloten.

Bovenstaande lijst is niet-exhaustief. Het kan daarbij gaan om binnenlandse of buitenlandse actoren (zie ook 6.4.). FAIRWAY draagt evenwel slechts gegevens over voor de in deze privacyverklaring vermelde doelstellingen en dit op basis van de hierboven aangegeven rechtsgronden.

6.3. De persoonsgegevens zijn daarenboven toegankelijk voor de advocaten, medewerkers en personeelsleden verbonden aan FAIRWAY (al dan niet of counsel) die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken en opdrachten.

6.4. Sommige persoonsgegevens kunnen worden opgeslagen of doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld via dienstverleners die buiten de EER zijn gevestigd of waarvan de servers zich buiten de EER bevinden. Dergelijke doorgiften vinden plaats met inachtneming van de toepasselijke bepalingen voorzien in de AVG.

7. Welke bewaartermijn neemt FAIRWAY in acht?

FAIRWAY bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of verder zijn verwerkt, rekening houdende met onder meer de aard van de relatie, de wettelijke bewaartermijnen en de gerechtvaardigde belangen.

FAIRWAY behoudt zich evenwel het recht voor om persoonsgegevens gedurende een langere periode te bewaren en te verwerken indien FAIRWAY daartoe verplicht wordt in het kader van een wettelijke of reglementaire verplichting, in het kader van een lopend geschil tussen uzelf en FAIRWAY of indien de bewaring wordt verantwoord door een andere rechtsgrond.

8. Vertrouwelijkheid en Veiligheid

FAIRWAY heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

In geen geval kan FAIRWAY, noch haar hulppersonen contractueel of buitencontractueel aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

9. Over welke rechten beschikt u?

In overeenstemming met de geldende regelgeving en binnen de daarin gestelde beperkingen (bijvoorbeeld beroepsgeheim of rechtmatige verwerking) hebben betrokkenen de volgende rechten met betrekking tot de gegevensverwerking door FAIRWAY:

9.1. Inzagerecht

U heeft het recht om uitsluitsel te krijgen over het al dan niet verwerken van persoonsgegevens die betrekking hebben op u, en FAIRWAY desgevallend een kopie te vragen van de gegevens vermeld in artikel 15 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Indien u om bijkomende kopieën verzoekt, kunnen wij u om een passende vergoeding vragen.

9.2. Recht om uw toestemming in te trekken

In de gevallen waarin de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze te allen tijde in te trekken. Het intrekken van de toestemming laat in elke geval de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking daarvan, onverlet.

9.3. Rectificatie en vervolledigen van gegevens

U heeft het recht om de rectificatie van onjuiste u betreffende persoonsgegevens te verkrijgen. Daarnaast heeft u steeds het recht om FAIRWAY te verzoeken uw persoonsgegevens aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten mogelijkerwijze niet meer geleverd kunnen worden.

9.4. Recht op gegevenswissing ("recht op vergetelheid")

U heeft het recht om de wissing van de u betreffende persoonsgegevens te verkrijgen indien daartoe een wettelijke grondslag voorhanden is (bijvoorbeeld: de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt; de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt; …)

9.5. Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om de beperking van de verwerking van persoonsgegevens te verkrijgen indien daartoe een wettelijke grondslag voorhanden is (bijvoorbeeld: u betwist de juistheid van persoonsgegevens; de verwerking is onrechtmatig en u verzet zich tegen het wissen van de persoonsgegevens en u verzoekt in de plaats daarvan om de beperking van het gebruik ervan; …)

9.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de u betreffende persoonsgegevens, die u FAIRWAY verstrekt heeft, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft in die gevallen ook het recht om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

9.7. Recht van bezwaar

U heeft het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van de u betreffende persoonsgegevens vanwege met uw specifieke situatie verband houdende redenen en zo:

• de verwerking gebaseerd is op onze gerechtvaardigde belangen of deze van een derde, behoudens dwingende gerechtvaardigde gronden die zwaarder wegen dan de belangen, rechten, en vrijheden van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• de verwerking geschiedt ten behoeve van direct marketing.

U kunt voormelde rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar privacy@fairway.law; per post naar FAIRWAY, 1800 Vilvoorde, Grote Markt 14 of door gebruik te maken van het onderdeel "contacteer ons" op de website (www.fairway.law), mits bijvoeging van een kopie van uw identiteitskaart.

U dient voor ogen te houden dat FAIRWAY gebeurlijk niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, uitwissing of overdraging. Dit omwille van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde belangen, voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie, dan wel op basis van een andere rechtsgrond die FAIRWAY steeds op verzoek zal specifiëren.

10. Gegevensbeschermingsautoriteit

Voor elke aanvullende informatie of elke klacht met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens kan u zich wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 2 274 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijziging van deze verklaring

FAIRWAY behoudt zich het recht voor om deze verklaring te wijzigen of anderszins aan te passen.

Gelieve deze verklaring dan ook regelmatig te raadplegen zodat u steeds op hoogte bent van eventuele aanpassingen.

12. Geschillen

Eventuele interpretatie- dan wel andere geschillen aangaande de toepassing van deze privacyverklaring zullen eerst tussen de relevante partijen besproken worden. Alle partijen streven daarbij steeds naar een minnelijke oplossing van het geschil.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 31/05/2026.