Privacy

Ceci est la déclaration relative à la vie privée de la SRL FAIRWAY – PARTNERS IN LAW AND MEDIATION (ci-après FAIRWAY), établie à 1800 Vilvoorde, Grote Markt 14, et inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro BE0473.608.537.

La présente déclaration fournit notamment des informations sur les données à caractère personnel que FAIRWAY traite, les raisons pour lesquelles FAIRWAY les traite, la manière dont FAIRWAY les obtient, la durée pendant laquelle FAIRWAY les conserve et les personnes avec lesquelles FAIRWAY les partage.

La présente déclaration doit être lue conjointement avec la politique en matière des cookies, qui peut être consultée ici.

Toute question concernant la présente déclaration peut être adressée à l'adresse e-mail suivante : privacy@fairway.law.

1. Qui est le responsable du traitement ?

FAIRWAY (ainsi que les éventuelles sociétés liées et/ou ayants droit), dont font partie les avocats individuels, est le responsable du traitement des données à caractère personnel (le « responsable du traitement »).

FAIRWAY est une société à responsabilité limitée de droit belge.

2. Quelles données à caractère personnel FAIRWAY traite-t-elle ?

Les données à caractère personnel sont toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable.

FAIRWAY traite ces données à caractère personnel dans le cadre de ses activités et de ses services (parmi lesquels les activités d'avocats et de médiateurs). FAIRWAY obtient ces données, entre autres, parce que vous les lui communiquez directement, parce que des tiers les lui transmettent, ou parce qu'elles proviennent de sources publiques.

FAIRWAY traite notamment les données à caractère personnel suivantes :

Données d'identification et de contact personnelles, dont les noms, prénoms, titres, numéro de téléphone, coordonnées, adresses e-mail, dates de naissance, lieu de naissance, numéros de registre national, photos, données relatives à la composition du ménage, informations relationnelles, langue, … ;
Données d'identification et d'utilisation électroniques, dont les données collectées lors de la connexion au réseau WIFI (adresses IP, données relatives à l'appareil, …) ou lorsque vous communiquez avec notre cabinet (historique des communications, informations contenues dans l'en-tête de l'e-mail, adresse IP, …) ;
Données d'identification dans le cadre de la législation anti-blanchiment, dont une copie de la carte d'identité, … ;
Données financières et d'assurance, dont les numéros des comptes bancaires, les informations relatives aux polices, les transactions financières, … ;
Informations professionnelles, dont l'activité professionnelle et le titre, le numéro BCE, les mandats, … ;
Données RH, dont les données fournies dans le cadre d'une candidature et des activités professionnelles et/ou de la prestation de services pour FAIRWAY, … ;
Informations relatives aux visiteurs et à la participation, dont les plaques d'immatriculation, les informations relatives à la présence à des événements, les images et le matériel audio, … ;
Données fournies via le site web, dont les données fournies via le formulaire de contact ;
Données fournies via les sites web de prestataires de services tiers ;
Données relatives au contenu des dossiers, dont les conventions, les transactions, les autorisations, les données de solvabilité, les informations relatives aux autorisations, les images et le matériel audio, … ;
Données de marketing, telles que les informations que vous nous avez fournies ou que nous avons collectées dans le cadre de votre inscription à des événements, le matériel de marketing tel que les newsletters et les alertes, la participation à des réunions et à des événements, y compris l'accès à nos cabinets et les détails des visites, ainsi que les préférences alimentaires ;
Images de vidéosurveillance.

FAIRWAY traite également des données à caractère personnel particulières et/ou sensibles (voir également l'article 9 du RGPD) :

Passé judiciaire, faits ou condamnations ;
Données de personnes âgées de moins de 16 ans ;
Données à caractère personnel qui révèlent l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l'appartenance syndicale, ainsi que le traitement de données génétiques, de données concernant la santé ou de données relatives au comportement sexuel ou à l'orientation sexuelle d'une personne.

Outre les données à caractère personnel, FAIRWAY peut également collecter des données qui ne concernent pas une personne identifiable. De telles données non personnelles rendent en effet impossible l'identification directe ou indirecte d'un individu, de sorte qu'elles peuvent être utilisées librement à des fins diverses, telles que l'optimisation et l'amélioration du site web, l'amélioration de la prestation de services ou l'affinement des publications.

3. De quelle manière FAIRWAY collecte-t-elle vos données à caractère personnel ?

FAIRWAY collecte ces données notamment de la manière suivante :

Parce que vous avez vous-même transmis ces données, notamment par e-mail, via un formulaire de contact, lors de l'inscription à une newsletter, … ;
Parce que ces données ont été reçues d'un tiers ;
Parce que ces données sont déjà publiques ;
Parce que ces données résultent d'une visite du site web ;
…

4. Dans quel but FAIRWAY traite-t-elle les données à caractère personnel ?

FAIRWAY traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

l'exécution des activités et services de FAIRWAY (services d'avocat, services de médiateur ou autres services proposés par FAIRWAY) ; Sans être exhaustif, cela comprend notamment :
- la fourniture de conseils ;
- l'assistance ;
- la représentation ;
- les négociations ;
- le règlement judiciaire des litiges ;
- le règlement alternatif des litiges ;
- les procédures administratives ;
- …
le maintien des contacts avec toutes les parties à un dossier (parties adverses, intermédiaires, représentants (légaux), services publics, conseils, …) ;
l'administration générale du cabinet (facturation, comptabilité, audits, recouvrements, …) ;
le traitement des demandes de renseignements et de services ;
la gestion des fournisseurs ;
le respect des obligations légales et réglementaires (par ex. la législation anti-blanchiment) ;
les fins de marketing, dont l'entretien et le renforcement des relations avec les contacts, en ce compris l'envoi de newsletters, d'invitations à des événements, … ;
l'information relative aux modifications des services et des produits ;
la gestion et la sécurisation de l'accès à nos cabinets (images de vidéosurveillance, …) ;
le traitement des candidatures ;
…

5. Sur quelle base FAIRWAY traite-t-elle les données à caractère personnel ?

FAIRWAY traite les données à caractère personnel sur la base d'une ou de plusieurs bases juridiques (article 6 du RGPD), telles que :

le consentement ;
l'exécution d'un contrat avec FAIRWAY (ou sa préparation) ;
le respect d'une obligation légale, réglementaire ou déontologique ;
la protection des intérêts vitaux de vous-même ou d'une autre personne physique ;
les intérêts légitimes de FAIRWAY ou d'un tiers.
Ces intérêts légitimes comprennent notamment :
- l'organisation et l'administration (interne) de FAIRWAY, en ce compris l'établissement de rapports internes ;
- le traitement des dossiers, en ce compris la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice ;
- l'entretien et le renforcement des relations avec les contacts, en ce compris l'envoi de newsletters, d'invitations, … ;
- la prévention et la détection de la fraude, de l'abus ou de l'utilisation illicite de nos services ;
- le respect des règles et politiques internes ;
- la sécurité ;
- …

6. Vos données à caractère personnel sont-elles transmises et qui a accès à vos données ?

6.1. FAIRWAY ne vend pas vos données à des tiers.

6.2. Dans le cadre de ses activités et de sa prestation de services, il est parfois nécessaire de transmettre des données à caractère personnel à d'autres acteurs.

FAIRWAY peut par conséquent communiquer des données à caractère personnel à des tiers qui exécutent certains services en notre nom ou avec lesquels une collaboration est établie, notamment :

Les sous-traitants qui agissent au nom de FAIRWAY, tels que les partenaires, les fournisseurs, les sous-traitants et les prestataires de services externes. Cela comprend notamment les sociétés d'hébergement web, les fournisseurs de logiciels, les organisateurs d'événements, les bureaux de traduction, les services de traduction, les prestataires de services de signature électronique et les systèmes de sécurité ;
Les prestataires de services informatiques qui fournissent un soutien technique à nos systèmes et applications (tels que les services informatiques généraux, les services de télécommunications, …) ;
Les conseillers externes (avocats ou non), lorsque cela est nécessaire et/ou important pour la fourniture de services ou la défense de vos intérêts et/ou droits ou de ceux de FAIRWAY ;
Les parties concernées, telles que les parties adverses, les personnes de contact, les huissiers de justice, les cours et tribunaux, les institutions administratives, les notaires, les compagnies d'assurance, les experts judiciaires ;
Les services postaux et de courrier (BPOST, DHL, UPS, …), pour l'envoi et la livraison de documents, dossiers, pièces ou autres matériels ;
Les prestataires de services de paiement, pour la réception ou l'exécution de paiements ;
Les prestataires de services professionnels, tels que les comptables, les experts-comptables, les courtiers en assurances et les assureurs, qui conseillent et soutiennent FAIRWAY dans les aspects administratifs, financiers et techniques d'assurance de sa gestion ;
Les plateformes numériques pour l'introduction de documents juridiques, telles que la Plateforme numérique pour avocats (dp-a), e-Deposit, Regsol et JustRestart ;
Les autorités répressives et de contrôle, dont la police et les autorités judiciaires, lorsqu'une obligation légale l'impose ;
Les autres sous-traitants avec lesquels un contrat de sous-traitance a été conclu.

La liste ci-dessus n'est pas exhaustive. Il peut s'agir d'acteurs nationaux ou étrangers (voir également 6.4.). FAIRWAY ne transfère toutefois des données que pour les finalités mentionnées dans la présente déclaration, et ce sur la base des bases juridiques indiquées ci-dessus.

6.3. Les données à caractère personnel sont en outre accessibles aux avocats, collaborateurs et membres du personnel liés à FAIRWAY (qu'ils soient ou non « of counsel ») qui en ont besoin pour l'exécution de leurs tâches et missions.

6.4. Certaines données à caractère personnel peuvent être stockées ou transmises en dehors de l'Espace économique européen (EEE), par exemple par l'intermédiaire de prestataires de services établis en dehors de l'EEE ou dont les serveurs se trouvent en dehors de l'EEE. De tels transferts ont lieu dans le respect des dispositions applicables prévues par le RGPD.

7. Quelle durée de conservation FAIRWAY respecte-t-elle ?

FAIRWAY ne conserve pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou ultérieurement traitées, compte tenu notamment de la nature de la relation, des durées de conservation légales et des intérêts légitimes.

FAIRWAY se réserve toutefois le droit de conserver et de traiter les données à caractère personnel pendant une période plus longue si FAIRWAY y est tenue dans le cadre d'une obligation légale ou réglementaire, dans le cadre d'un litige en cours entre vous-même et FAIRWAY, ou si la conservation est justifiée par une autre base juridique.

8. Confidentialité et sécurité

FAIRWAY a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre tout traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou l'endommagement accidentels.

En aucun cas FAIRWAY, ni ses auxiliaires, ne peuvent être tenus responsables, sur le plan contractuel ou extracontractuel, de tout dommage direct ou indirect résultant d'une utilisation fautive ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.

9. De quels droits disposez-vous ?

Conformément à la réglementation en vigueur et dans les limites qu'elle prévoit (par exemple le secret professionnel ou le traitement licite), les personnes concernées disposent des droits suivants concernant le traitement des données par FAIRWAY :

9.1. Droit d'accès

Vous avez le droit d'obtenir la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, le cas échéant, de demander à FAIRWAY une copie des données visées à l'article 15 du Règlement général sur la protection des données. Si vous demandez des copies supplémentaires, nous pouvons vous réclamer une indemnité raisonnable.

9.2. Droit de retirer votre consentement

Dans les cas où le traitement des données est fondé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Le retrait du consentement ne porte en aucun cas atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de celui-ci.

9.3. Rectification et complètement des données

Vous avez le droit d'obtenir la rectification des données à caractère personnel inexactes vous concernant. En outre, vous avez toujours le droit de demander à FAIRWAY de compléter ou de supprimer vos données à caractère personnel. Vous reconnaissez qu'en cas de refus de communication ou de demande de suppression de données à caractère personnel, certains services pourraient ne plus pouvoir être fournis.

9.4. Droit à l'effacement (« droit à l'oubli »)

Vous avez le droit d'obtenir l'effacement des données à caractère personnel vous concernant lorsqu'il existe une base légale à cet effet (par exemple : les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d'une autre manière ; les données à caractère personnel ont fait l'objet d'un traitement illicite ; …).

9.5. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d'obtenir la limitation du traitement des données à caractère personnel lorsqu'il existe une base légale à cet effet (par exemple : vous contestez l'exactitude des données à caractère personnel ; le traitement est illicite et vous vous opposez à l'effacement des données et demandez à la place la limitation de leur utilisation ; …).

9.6. Droit à la portabilité des données

Dans certains cas, vous avez le droit d'obtenir, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, les données à caractère personnel vous concernant que vous avez fournies à FAIRWAY. Dans ces cas, vous avez également le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.

9.7. Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer à tout moment au traitement des données à caractère personnel vous concernant pour des raisons tenant à votre situation particulière, et ce lorsque :

le traitement est fondé sur nos intérêts légitimes ou sur ceux d'un tiers, sauf motifs légitimes impérieux qui prévalent sur les intérêts, droits et libertés de la personne concernée ou qui sont liés à la constatation, à l'exercice ou à la défense d'un droit en justice ;
le traitement est effectué à des fins de marketing direct.

Vous pouvez exercer les droits précités en nous contactant à cet effet, soit par e-mail à privacy@fairway.law, par courrier à FAIRWAY, 1800 Vilvorde, Grote Markt 14, ou en utilisant la rubrique « contactez-nous » sur le site web (www.fairway.law), moyennant l'ajout d'une copie de votre carte d'identité.

Vous devez garder à l'esprit que FAIRWAY ne sera, le cas échéant, pas tenue de donner suite à votre demande d'accès, de correction, d'effacement ou de transfert, et ce en raison d'obligations légales, d'intérêts légitimes, pour la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice, pour l'exercice légitime du droit à la liberté d'expression et/ou d'information, ou encore sur la base d'une autre base juridique que FAIRWAY précisera toujours sur demande.

10. Autorité de protection des données

Pour toute information complémentaire ou toute plainte relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser à l'Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles, +32 2 274 48 00, www.autoriteprotectiondonnees....

11. Modification de la présente déclaration

FAIRWAY se réserve le droit de modifier ou d'adapter d'une autre manière la présente déclaration.

Veuillez dès lors consulter régulièrement la présente déclaration afin d'être toujours informé des éventuelles adaptations.

12. Litiges

Tout litige d'interprétation ou tout autre litige relatif à l'application de la présente déclaration sera d'abord discuté entre les parties concernées.

Toutes les parties s'efforcent à cet égard de parvenir à un règlement amiable du litige.

La présente déclaration relative à la vie privée a été mise à jour pour la dernière fois le 31/05/2026.