Onbetaalde facturen zijn een realiteit voor veel ondernemingen. Eigen aanmaningen leveren niet altijd het gewenste resultaat op en elke dag dat een factuur onbetaald blijft, weegt op de financiële gezondheid van een onderneming. Ook wie een factuur wil betwisten, kan rekenen op juridische ondersteuning. Een advocaat gespecialiseerd in invorderingen staat ondernemingen en particulieren bij, van minnelijke invordering tot gerechtelijke procedure.
Invorderingen omvatten alle juridische stappen die worden ondernomen om onbetaalde facturen te innen. Een advocaat treedt daarbij op in beide richtingen: zowel voor wie een factuur wil innen als voor wie een factuur betwist.
In B2B relaties kan bovendien een IOS-procedure (Invordering van Onbetwiste Schulden) worden opgestart. Dit is een vereenvoudigde buitengerechtelijke procedure waarmee ondernemingen onbetaalde en niet-betwiste facturen kunnen invorderen zonder tussenkomst van de rechtbank.
Voor ondernemingen loont het om invorderingen uit handen te geven aan een gespecialiseerde advocaat. Elke onbetaalde factuur vergt immers tijd en middelen. Een advocaat neemt het volledige traject over, van de eerste aanmaning tot een eventuele gerechtelijke procedure. Ook ondernemingen die geconfronteerd worden met betwiste facturen kunnen rekenen op juridische ondersteuning.
Voor consumenten is een advocaat invorderingen nuttig wanneer zij geconfronteerd worden met facturen die ze betwisten of met betalingsgeschillen. Een gespecialiseerde advocaat analyseert de situatie, bepaalt de rechtspositie en begeleidt de cliënt bij het vinden van een gepaste en efficiënte oplossing.
Voor ondernemingen en ondernemers die hun contentieux aan onbetwiste invorderingen aan FAIRWAY toevertrouwen, heeft FAIRWAY een bijzonder ereloonsysteem uitgewerkt, gebaseerd op vooraf bepaalde forfaits.
Het doel bestaat erin om openstaande schuldvorderingen snel, efficiënt en kostenbewust te recupereren, zonder onnodige juridisering wanneer dit vermeden kan worden.
Deze werkwijze laat toe om dossiers in eerste instantie tegen een uiterst beperkte kostprijs op te starten, met maximale aandacht voor snelle recuperatie en praktische opvolging.
Bij een onbetaalde factuur volgt u best vaste stappen: eerst een kosteloze herinnering, daarna een ingebrekestelling, vervolgens zo nodig een gerechtelijke procedure of, tussen ondernemingen, de IOS-procedure, en tot slot de gedwongen uitvoering door een gerechtsdeurwaarder.
1. Herinnering: u verzoekt de schuldenaar de openstaande factuur binnen een bepaalde termijn te betalen. Bij consumenten moet de eerste herinnering kosteloos zijn.
2. Ingebrekestelling: blijft betaling uit, dan stuurt u een formele ingebrekestelling, per e-mail of per brief.
3. Gerechtelijke procedure of IOS-procedure: afhankelijk van de aard van de schuldvordering en de hoedanigheid van de partijen, via een gerechtelijke procedure of, voor onbetwiste geldschulden tussen ondernemingen, via de IOS-procedure (invordering van onbetwiste geldschulden) bij een gerechtsdeurwaarder.
4. Gedwongen uitvoering: met een uitvoerbare titel, zoals een vonnis of een proces-verbaal van niet-betwisting in de IOS-procedure, kan een gerechtsdeurwaarder beslag leggen wanneer de schuldenaar nog steeds niet betaalt.
Naast het factuurbedrag kunt u in bepaalde gevallen ook verwijlinteresten, een schadevergoeding of invorderingskosten vorderen. Tussen ondernemingen is, indien niets anders is afgesproken, verwijlinterest verschuldigd aan de referentie-interestvoet vermeerderd met 8 procentpunten, naast een schadebeding of, bij gebrek aan een geldig schadebeding, een forfaitaire invorderingsvergoeding van 40,00 EUR. Voor consumenten gelden strengere regels. Welke bedragen precies verschuldigd zijn, hangt af van de overeenkomst, de algemene voorwaarden en de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Laat bij een grotere of betwiste vordering de invorderingsstrategie vooraf juridisch beoordelen.
Het feit dat een klant een factuur betwist, bevrijdt hem niet automatisch van zijn betalingsverplichting. Wanneer u de betwisting ongegrond acht, moet u het bestaan en het bedrag van uw schuldvordering kunnen aantonen.
Daarbij zijn niet alleen de factuur zelf, maar ook de volgende stukken van belang:
- de overeenkomst of offerte;
- bestelbonnen;
- de algemene voorwaarden;
- e-mails en andere correspondentie;
- het bewijs van levering of uitvoering.
Ook de reden en het tijdstip waarop de klant de factuur heeft betwist, kunnen een rol spelen bij de beoordeling van het geschil.
Is geen minnelijke oplossing mogelijk, dan kunt u betaling vorderen voor de bevoegde rechtbank. De rechter beoordeelt of de gefactureerde prestaties of goederen verschuldigd zijn en of de bezwaren van de klant gegrond zijn. Naast de hoofdsom kunnen in voorkomend geval ook verwijlinteresten, een schadebeding, gerechtskosten en een rechtsplegingsvergoeding worden gevorderd.
Een snelle en juridisch onderbouwde reactie op een betwisting voorkomt dat een betalingsgeschil onnodig aansleept.
U betwist een factuur door de afzender zo snel mogelijk en schriftelijk te laten weten dat u niet akkoord gaat met (een deel van) de factuur, en waarom. Dat kan bijvoorbeeld wanneer u de goederen of diensten niet hebt ontvangen, wanneer het gefactureerde bedrag niet klopt of wanneer kosten worden gefactureerd die niet werden afgesproken.
Vermeld in uw betwisting steeds:
- het factuurnummer;
- een duidelijke uitleg over wat volgens u fout is;
- indien mogelijk, relevante documenten of bewijsstukken.
Een aangetekende zending is niet verplicht: een e-mail is tegenwoordig even bruikbaar, mits u het bewijs van verzending bewaart. Een tijdige en goed gemotiveerde betwisting helpt om uw rechten te vrijwaren en verdere discussies te voorkomen.
Algemene voorwaarden zijn niet automatisch geldig omdat ze op papier staan of op een website werden gepubliceerd. Om geldig te zijn, moeten ze aan de volgende vereisten voldoen:
- ze moeten vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst aan de wederpartij ter beschikking worden gesteld;
- de wederpartij moet de mogelijkheid hebben gehad om er effectief kennis van te nemen;
- de wederpartij moet ze hebben aanvaard, uitdrukkelijk of stilzwijgend;
- de bepalingen moeten voldoende duidelijk en begrijpelijk zijn opgesteld.
Tussen ondernemingen kunnen voorwaarden die op de factuur staan volstaan wanneer er een duurzame handelsrelatie bestaat, omdat de voorwaarden dan bekend zijn en stilzwijgend worden aanvaard. Bij consumenten volstaat dat niet: de factuur komt pas na de levering of de dienst, waardoor er bij het sluiten van de overeenkomst geen kennisname en aanvaarding was.
Bij overeenkomsten met consumenten gelden bovendien bijkomende wettelijke vereisten en informatieverplichtingen, en onrechtmatige bedingen zijn verboden. Stel uw algemene voorwaarden daarom correct op en deel ze op de juiste wijze mee.
Bij minnelijke invordering probeert u de schuldenaar zonder tussenkomst van een rechter tot betaling te brengen, bij gerechtelijke invordering vordert u betaling voor de rechtbank. Tussen ondernemingen bestaat daarnaast de IOS-procedure.
Minnelijke invordering omvat:
- een herinnering en, indien nodig, een ingebrekestelling;
- onderhandelingen of een afbetalingsplan;
- eventueel bemiddeling.
Gerechtelijke invordering omvat:
- een procedure voor de bevoegde rechtbank;
- een vonnis als uitvoerbare titel;
- gedwongen uitvoering door een gerechtsdeurwaarder, bijvoorbeeld via beslag.
De IOS-procedure (invordering van onbetwiste geldschulden) is enkel mogelijk voor onbetwiste geldschulden tussen ondernemingen en verloopt via een gerechtsdeurwaarder. De schuldenaar heeft één maand om te betalen of te betwisten. Betwist hij, dan stopt de procedure en moet u naar de rechtbank. Reageert hij niet, dan stelt de gerechtsdeurwaarder een proces-verbaal van niet-betwisting op, dat als uitvoerbare titel geldt.
De minnelijke weg is doorgaans sneller en goedkoper en spaart de commerciële relatie, maar biedt geen dwangmiddelen. De gerechtelijke weg is langer en duurder, maar leidt tot een uitvoerbare titel, en de gerechtskosten en een rechtsplegingsvergoeding kunnen in principe worden verhaald op de partij die in het ongelijk wordt gesteld. Bij consumenten is de minnelijke invordering strikt gereglementeerd door Boek XIX van het Wetboek van economisch recht (WER).
Welke weg het meest aangewezen is, hangt af van het bedrag, de kans op betwisting en de solvabiliteit van de schuldenaar.
Een ingebrekestelling is een formeel, schriftelijk verzoek aan de schuldenaar om een bepaalde schuld binnen een redelijke termijn te betalen, met de aankondiging van de gevolgen bij uitblijvende betaling.
Een ingebrekestelling is belangrijk omdat zij:
- bewijst dat u de schuldenaar formeel hebt verzocht te betalen;
- de schuldenaar een laatste kans geeft om te betalen zonder gerechtelijke stappen;
- de verschuldigde bedragen (hoofdsom, verwijlinteresten en kosten) duidelijk bepaalt;
- een duidelijke termijn vastlegt waarna u gerechtelijke stappen kunt zetten.
Een goede ingebrekestelling bevat:
- het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum;
- een redelijke betaaltermijn, bijvoorbeeld 8 dagen tussen ondernemingen;
- de aankondiging van de gevolgen, zoals verwijlinteresten, een schadebeding en gerechtelijke stappen;
- een verzending waarvan u het bewijs bewaart. Een aangetekende zending is niet verplicht en een e-mail is tegenwoordig even bruikbaar.
Bij consumenten moet eerst een kosteloze herinnering zijn gestuurd en geldt na die herinnering een termijn van 14 kalenderdagen. De eerste ingebrekestelling mag dan enkel de hoofdsom bevatten.
Een correct opgestelde ingebrekestelling beperkt het risico op betwisting en versterkt uw vordering.
Tussen ondernemingen is bij laattijdige betaling van rechtswege verwijlinterest verschuldigd, naast een schadebeding uit uw algemene voorwaarden of, bij gebrek aan een geldig schadebeding, een forfaitaire invorderingsvergoeding van 40,00 EUR. Dit volgt uit de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties.
- Betalingstermijn: tenzij anders overeengekomen, moet een factuur binnen 30 dagen worden betaald;
- Verwijlinterest: van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, zonder ingebrekestelling, tenzij contractueel anders is bedongen;
- Interestvoet: indien niets is afgesproken, de referentie-interestvoet vermeerderd met 8 procentpunten, die halfjaarlijks wordt bekendgemaakt;
- Schadebeding: een geldig schadebeding in uw algemene voorwaarden, bijvoorbeeld 10 % van het factuurbedrag, is toegelaten, maar de rechter kan een bedrag dat kennelijk buiten verhouding staat tot de schade matigen;
- Invorderingsvergoeding: een forfaitaire vergoeding van 40,00 EUR, enkel wanneer geen (geldig) schadebeding werd opgenomen. U kunt het schadebeding en de 40,00 EUR niet samen vorderen.
Een schadebeding is enkel afdwingbaar wanneer het geldig deel uitmaakt van de overeenkomst of de algemene voorwaarden. Laat de berekening van interesten en kosten vooraf nakijken, zodat uw vordering juridisch standhoudt.
Bij consumenten gelden sinds 2023 strengere regels uit Boek XIX van het Wetboek van economisch recht (WER): u moet eerst een kosteloze herinnering sturen en de consument daarna 14 kalenderdagen laten vóór u interesten of een schadebeding kunt inroepen.
- Eerste herinnering: altijd kosteloos;
- Wachttermijn: 14 kalenderdagen na de herinnering, en de eerste ingebrekestelling bevat enkel de hoofdsom;
- Verwijlinterest: maximaal de referentie-interestvoet vermeerderd met 8 procentpunten;
- Dekking van het schadebeding: de forfaitaire schadevergoeding dekt in eerste instantie zowel de verwijlinteresten als de kosten van minnelijke invordering;
- Schadebeding bij een openstaand bedrag tot en met 150,00 EUR: maximaal 20,00 EUR;
- Schadebeding bij een openstaand bedrag tot 500,00 EUR: maximaal 30,00 EUR, plus 10 % van het bedrag tussen 150,01 EUR en 500,00 EUR;
- Schadebeding bij een openstaand bedrag boven 500,00 EUR: maximaal 65,00 EUR, plus 5 % van het bedrag boven 500,00 EUR, met een absoluut maximum van 2.000,00 EUR;
- Voorwaarde: het schadebeding en de interesten zijn enkel afdwingbaar wanneer ze vooraf duidelijk in de overeenkomst of de algemene voorwaarden zijn vermeld, en een schadebeding boven de maxima wordt voor niet geschreven gehouden;
- Andere kosten: andere schadevergoedingen mag u niet aanrekenen, ook niet via een schuldinvorderaar;
- Invorderingspraktijken: geen telefonische oproepen of huisbezoeken tussen 22 u en 8 u.
Wat u in strijd met deze regels ontving, kan de rechter u doen terugbetalen. Laat uw herinnering, ingebrekestelling en berekening van interesten en kosten daarom nakijken.
Het belangrijkste verschil is de mate van wettelijke bescherming: ondernemingen genieten ruime contractvrijheid, terwijl consumenten worden beschermd door dwingend recht.
- Inhoud van de overeenkomst: in B2B bepalen de partijen die grotendeels zelf, binnen het gemeen contractenrecht en Boek VI WER. Een onrechtmatig beding tussen ondernemingen is verboden wanneer het een kennelijk onevenwicht schept (artikelen VI.91/1 en volgende WER, sinds 1 december 2020). In B2C geldt een zwarte lijst van verboden bedingen (artikelen VI.82 tot VI.84 WER);
- Informatie en herroeping: in B2C gelden uitgebreide precontractuele informatieplichten en, bij verkoop op afstand of buiten de verkoopruimte, een herroepingsrecht van 14 dagen;
- Algemene voorwaarden: in beide gevallen moeten ze vooraf bekend zijn en aanvaard worden, maar in B2C worden ze veel strenger getoetst;
- Bevoegde rechtbank: een bevoegdheidsbeding is tussen ondernemingen meestal geldig, maar jegens consumenten vaak nietig of beperkt afdwingbaar;
- Invordering: in B2B geldt de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, in B2C Boek XIX WER.
Laat uw algemene voorwaarden en modelovereenkomsten daarom afzonderlijk voor B2B en B2C opstellen of nakijken.
nl
Français
English
