Enquêtes internes en entreprise : l’échéance du 16 décembre 2026 approche

Le 16 décembre 2026 approche à grands pas. Les employeurs ont tout intérêt à se préparer dès à présent à cette échéance importante prévue par la loi belge du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée. À cette date, la période transitoire de deux ans arrivera à son terme. Les employeurs qui n’ont pas encore évalué leurs politiques internes en matière d’enquêtes sur le lieu de travail disposent donc de moins de trois mois pour le faire. Il est dès lors recommandé aux employeurs de vérifier si leurs procédures internes répondent aux nouvelles exigences légales.

Une notion large aux contours demeurent incertains

La recherche privée consiste, de manière générale, à collecter et à traiter des informations relatives à des personnes ou à des faits pour le compte d’un mandant, en vue de protéger les intérêts de celui-ci dans le cadre d’un litige existant ou potentiel.

L’application de la loi paraît relativement claire lorsque les enquêtes sont menées de manière structurelle par un service interne d’enquête ou lorsqu’il est fait appel à des enquêteurs privés externes.

La situation est moins évidente lorsqu’un employeur ne mène que ponctuellement une enquête interne et ne dispose pas d’un « service interne d’enquête ». La question de savoir si de telles enquêtes ad hoc relèvent du champ d’application de la nouvelle loi reste sujette à interprétation. Le simple fait qu’une enquête soit menée à titre exceptionnel ne signifie toutefois pas nécessairement qu’elle échappe au champ d’application de la loi.

Cette insécurité juridique est également reconnue au niveau politique. Des discussions sont actuellement en cours quant à d’éventuelles modifications de la loi, notamment en raison des difficultés pratiques rencontrées par les employeurs depuis son entrée en vigueur.

Que faut-il avoir mis en conformité pour le 16 décembre 2026 ?

Bien que des discussions politiques soient en cours, l’échéance actuelle du 16 décembre 2026 demeure pleinement applicable tant qu’aucune modification législative n’a été adoptée.

Pour les employeurs, l’article 65 de la loi revêt une importance particulière.

Tout employeur souhaitant pouvoir mener des recherches privées impliquant des travailleurs doit préalablement adopté des règles internes qui prévoient expressément et de manière transparente la possibilité de telles enquêtes ainsi que les conditions dans lesquelles elles peuvent être réalisées.

Les employeurs qui ne disposent pas encore d’un tel cadre ont donc tout intérêt à réévaluer sans tarder leurs procédures d’enquête existantes.

Il ne s’agit pas d’une simple question de conformité administrative. L’article 101 de la loi mentionne l’article 65 parmi les dispositions prescrites à peine de nullité. Un cadre insuffisant ou inexistant peut dès lors entraîner des conséquences juridiques importantes, notamment lorsque les informations recueillies dans le cadre d’une enquête interne sont ultérieurement utilisées comme moyen de preuve.

Une politique distincte ?

La loi n’exige pas nécessairement l’accord formel des partenaires sociaux pour l’adoption de ces règles. Il peut néanmoins être opportun d’informer ou de consulter les travailleurs et/ou leurs représentants en amont, tant dans un souci de transparence que pour anticiper les questions pratiques liées aux futures enquêtes.

Il est par ailleurs recommandé d’intégrer ces règles dans une politique distincte, plutôt que de les incorporer intégralement dans le règlement de travail. Cette approche présente plusieurs avantages pratiques, la réglementation étant récente et son interprétation appelée à évoluer au fil de la doctrine et de la jurisprudence. Un document séparé facilite considérablement les adaptations futures.

À moins de trois mois de l’échéance, les employeurs qui n’ont pas encore entrepris cette démarche ont tout intérêt à placer cette question en tête de leurs priorités.

FAIRWAY peut accompagner votre entreprise dans l’analyse de ses procédures actuelles ainsi que dans la rédaction ou la mise à jour d’une politique relative à la loi sur la recherche privée.