Nieuws & inzichten

Private onderzoeken op de werkvloer: deadline van 16 december 2026 nadert

16 december 2026 nadert met rasse schreden. Werkgevers doen er goed aan zich nu al voor te bereiden op de belangrijke deadline onder de Belgische Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing. Op die datum loopt de overgangsperiode van twee jaar af. Werkgevers die hun intern beleid voor onderzoeken op de werkvloer nog niet hebben geëvalueerd, hebben dus minder dan drie maanden om dat alsnog te doen. Werkgevers doen er daarom goed aan om nu na te gaan of hun interne procedures beantwoorden aan de nieuwe wettelijke vereisten.

Een ruim begrip met nog onduidelijke grenzen

Private opsporing betreft, in grote lijnen, het verzamelen en verwerken van informatie over personen of feiten in opdracht van een opdrachtgever, met het oog op de bescherming van diens belangen in het kader van een bestaand of mogelijk conflict.

Bij structurele onderzoeken door een interne onderzoeksdienst of bij het inschakelen van externe private onderzoekers ligt de toepassing van de wet meer voor de hand.

Minder duidelijk is de situatie van een werkgever die slechts occasioneel een intern onderzoek voert en niet over een “interne onderzoeksdienst” beschikt. De toepassing van de nieuwe wet op dergelijke ad-hoconderzoeken blijft voor interpretatie vatbaar. Het loutere feit dat een onderzoek eenmalig is, betekent echter niet noodzakelijk dat het buiten het toepassingsgebied van de wet valt.

Die rechtsonzekerheid wordt ook erkend op beleidsniveau. Momenteel lopen politieke gesprekken over mogelijke aanpassingen aan de wet, mede naar aanleiding van de praktische vragen waarmee werkgevers sinds de inwerkingtreding worden geconfronteerd.

Wat moet tegen 16 december 2026 in orde zijn?

Hoewel politieke gesprekken aan de gang zijn, blijft de huidige deadline van 16 december 2026 onverkort gelden zolang er geen wetswijzigingen vaststaan.

Artikel 65 van de wet is voor werkgevers bijzonder belangrijk.

Een werkgever die private opsporingen waarbij werknemers betrokken zijn wil kunnen uitvoeren, moet vooraf interne regels hebben vastgesteld die uitdrukkelijk en transparant voorzien in de mogelijkheid van dergelijke onderzoeken en de voorwaarden waaronder zij kunnen plaatsvinden.

Werkgevers die nog niet over een dergelijk kader beschikken, doen er dus goed aan hun bestaande onderzoeksprocedures tijdig te evalueren.

Het gaat daarbij niet uitsluitend om administratieve compliance. Artikel 101 van de wet vermeldt artikel 65 bij de bepalingen die op straffe van nietigheid zijn voorgeschreven. Een gebrekkig of ontbrekend kader kan daardoor belangrijke juridische gevolgen hebben, onder meer wanneer informatie die tijdens een intern onderzoek werd verzameld later als bewijs wordt gebruikt.

Een afzonderlijke policy?

De wet vereist niet noodzakelijk dat de sociale partners formeel instemmen met de invoering van deze regels. Het kan niettemin aangewezen zijn om werknemers(vertegenwoordigers) tijdig te informeren of te consulteren, zowel met het oog op transparantie als om praktische vragen over toekomstige onderzoeken vooraf te behandelen.

Daarnaast is het aanbevolen om deze regels in een afzonderlijke policy op te nemen, eerder dan ze volledig in het arbeidsreglement te integreren. Dit biedt praktische voordelen aangezien de regelgeving nieuw is en de interpretatie ervan de komende jaren verder zal worden gevormd door rechtsleer en rechtspraak. Een afzonderlijk document maakt dergelijke aanpassingen aanzienlijk eenvoudiger.

Met minder dan drie maanden te gaan, zetten werkgevers die deze oefening nog niet hebben gemaakt dit onderwerp best bovenaan hun agenda.

FAIRWAY kan uw onderneming begeleiden bij de analyse van uw huidige procedures en bij het opstellen of actualiseren van een policy die voldoet aan de wet private opsporing.